企業設備大修檔案的管理

       企業的設備大修檔案是企業進行設備大修理過程中產生的重要資料，歷次的大修檔案真實地記載了每臺設備不同運行時期出現的故障及故障原因、檢修部位及檢修方法，利用這些資料可以客觀的評價每臺設備的狀況。完善的大修檔案既有利于平時對設備的維護保養，又為設備的下次大修和購置新設備提供了參考和依據。
        大修檔案一般由三部分組成：一是設備的檢修記錄，如大修計劃書、設備檢修記錄、驗收記錄及大修合同、大修預算、大修總結等；二是技術改造項目的申請書、批準書、設計施工合同及施工記錄、竣工圖等；三是新購設備的開箱資料，如合格證、安裝說明書、使用維護說明書、備品配件清單等。
        在實際工作中，大修檔案的歸檔一直較難，竣工資料不準確、不齊全、不規范，如何解決當前存在的問題，是目前值得深思和亟待解決的重要問題。筆者認為大修檔案管理中主要存在以下問題：
         第一，重建設、輕檔案的思想普遍存在，影響著大修檔案工作的開展。
         雖然檔案法已頒布多年，人們的檔案意識有所提高，但由于宣傳力度不夠，加之有些領導和部門對檔案管理工作缺乏正確認識，重建設輕檔案的思想仍普遍存在。檢修單位只要在工程竣工驗收時，質量合格就可順利拿到驗收合格證。至于竣工資料移不移交，是否按時歸檔，并不注意。只重視工程質量，而不重視原始資料的歸檔保存。
        第二，大修檔案內容不全，技術改造項目竣工圖不準確。
        對于技術改造項目一般涉及到設備的增減和工藝的變更，需要水、電、儀、汽等專業的配合，若不及時修改相關的檔案資料和圖紙，將造成原有資料的失效，給企業造成損失。
        第三，書寫不規范，字跡不符合要求。
        根據檔案管理的要求，書寫需用不易褪色的黑色或藍黑色墨水，但很多企業的大修檔案，都是用圓珠筆書寫，個別的還用鉛筆。
針對大修檔案管理存在的問題，除了宣傳大修檔案歸檔的意義和重要性，增強人們對歸檔認識外，筆者認為今后加強檔案管理，應從以下方面入手：
        1.做好大修資料歸檔工作，領導支持是關鍵
        檔案部門應進一步加強宣傳力度，特別是借助一些典型事例，使企業自上而下認識到大修檔案的重要性，力爭把大修資料的歸檔工作列入大修工作的具體議事日程，明確規定大修資料的歸檔時間，并把各部門大修資料歸檔工作完成的優劣列為大修獎金發放的一個考核依據。
        2. 建立健全文件資料管理制度
        企業大修資料形成復雜，貫穿于整個施工過程，如果不及時收集加強管理，一些材料就會散失。如果沒有相應的制度作保證，例如檔案部門應參加的企業活動，像生產分析會、成果鑒定會以及設備開箱驗收等都不能正常參加，這給日后檔案收集工作帶來很大困難。
        針對這一問題，山東鋁業公司水泥廠先后下發了《山鋁水泥廠檔案管理專責制》、《山鋁水泥廠基建、設備檔案歸檔管理規定》、《山鋁水泥廠業務責任可追訴檔案考核辦法》等一系列文件。制度的完善與實施，一方面使設備大修檔案的收集工作滲透到大修理過程的各個環節中，成為設備大修理計劃的制定、實施、竣工、驗收、試車等各項活動不可缺少的環節，并把收集工作的起點向前延伸到檔案的形成領域；另一方面完善了檔案工作的日常積累、檢查考核，結合相應考核細則，對主管領導、有關車間及有關技術人員和專兼職檔案員的歸檔情況進行定期檢查，并使檢查結果與經濟責任制（獎金）掛鉤。總之，要讓企業科技文件資料的收集和管理在組織上、制度上有保證，使企業大修檔案收集工作規范化、制度化。
        3.建立健全竣工檔案移交保證書制度
        設備大修檔案管理工作應實行竣工檔案移交保證書制度。廠制度規定：凡是在本廠范圍內申報的工程項目，建設單位在報建前應與檔案部門簽訂《工程竣工檔案移交保證書》，保證書簽訂回執為辦理工程報建必備材料之一；未簽訂保證書的工程，有關主管部門不予辦理施工報建手續；工程竣工檔案驗收不合格的工程，建設行政主管部門不發驗收合格證書。《保證書》的簽訂對建設單位、施工單位都具有一定的約束力，它能促使建設單位、施工單位在工程進行的同時，注重并及時收集管好工程檔案，并在項目竣工后按規定向檔案部門移交檔案，這對促進檔案管理工作非常有利。
        4.制定大修檔案歸檔范圍
        企業中大修檔案數量大，內容雜，制定科學合理的歸檔范圍不僅能為收集工作打下扎實的基礎，也關系到整個檔案工作的水平和質量。本廠根據設備大修的實際情況，在每次大修工作開始前，明確各兼職檔案員負責收集本部門所產生的大修資料，并提出要求。如對于設備的各種檢修記錄，收集應完整、及時。對于大修期間新購進的主要設備，應及時統計，逐一收集開箱資料，適時向檔案部門移交，以利于其他工作的開展。
        5.嚴格圖紙修改、審批
        對于大修項目施工完成后，應由施工單位根據現場實際情況編制竣工資料。其中涉及到原有工程項目變更的，技術人員還要對已存檔竣工圖依規定的編制方法作相應的修改、補充和說明，使之符合現場實際情況。
        當設計變更時，必須按照有關規定及時修改原底圖或補充繪制新圖，并相應做好施工現場和庫存底圖的修改和換版工作，做到圖紙與施工現場一致。做好設計變更材料與該工程設計技術文件材料的配套管理，使大修檔案既反映工程設計活動的歷史狀況，又反映施工安裝過程中變更修改的現實狀況，確保大修檔案的準確、完整。檔案人員應當了解設計變更情況，避免對外提供已作廢了的或已修改過的錯誤圖紙，為以后的生產改造和設備檢修提供參考和依據。
        6.檔案管理人員應重點做好兩方面工作
        (1)提前介入、提供輔導，嚴格審查
        在大修工程前，檔案部門要舉辦由各施工單位參加的“竣工文件編制學習班”，可以邀請有關專家，也可以由檔案人員負責講課。在工程施工過程中，檔案人員要深入工地對施工單位竣工文件的編制提供實質性指導，對施工單位上交的文件材料，要逐項逐頁認真審查，耐心修正。同時要根據該項工程進度計劃中的網絡節點和現場技術管理人員一起對該工程已形成的技術文件逐項逐頁進行審查。主要審查竣工文件是否準確、系統、完整、齊全、規范和標準。
        (2)認真履行職責，注重調研，提高管理水平
        檔案管理部門要積極主動與主管領導、職能部門聯系和協調，深入大修項目管理和施工現場，就形式多樣的管理方式、工程質量與大修檔案的關系，監理制度對檔案工作的影響，檔案管理納入合同管理等問題展開廣泛調研，逐步探索出新的行之有效的檔案管理方法，提高檔案管理水平，達到科學、規范的要求。
        總之，設備的大修檔案管理是企業設備管理的重要組成部分，因此必須保證設備大修檔案的歸檔質量，更好地適應并服務于企業生產。