推薦一種計算機管理備件編碼方案

   一、問題的提出
        為了做好備件物資定額與計劃管理，需要對備件進行編碼。由于備件編碼沒有統一的國家編碼標準，所以在備件管理中，對備件進行編碼有很多方法。在過去的紙筆管理模式下，由于管理及信息處理手段的落后，備件編碼也許不顯得特別重要，也正是由于沒有一個有效的備件編碼，才使得備件管理工作處于被動狀態。計算機的應用為我們擺脫這種停滯不前的管理狀態創造了條件，但在使用計算機進行管理時，對備件進行編碼將是必做的一件事。
        二、備件編碼的目的及要求
        在對備件進行編碼之前，首先要明確備件編碼的目的，只需滿足編碼目的，切不可給備件編冗余碼。曾有單位花了大量的人力和時間對設備備件按照備件所在使用部位逐一進行清點編碼，可后來在備件管理中，不但沒有體會到備件編碼給管理帶來的優越性，反而大大增加了管理負擔和管理的復雜性，最后不得不被迫放棄了備件編碼。他們的備件編碼工作之所以失敗，就是因為編碼目的不清。把為了做好備件計劃管理的品種編碼與備件所在使用部位的位置編碼及其為了標識每個備件實物身分的備件標識碼混為一談，其結果由于通用備件的相互替代和報廢更新而使得備件計劃管理和備件實物跟蹤管理都達不到管理目的。
        我廠為了做好備件實物跟蹤管理，在辦理備件入庫驗收手續時，計算機按照某種原則自動產生備件入庫批號（我們以此來作為跟蹤備件的備件標識碼）。筆者現著重向讀者介紹的是為了做好備件定額與計劃管理，針對不同品種的備件如何進行備件編碼。
        由于不同備件具有相同的名字，比如名為“繼電器”的備件，其中又分為好多種不同型號，為了區分不同品種的備件，就有必要對備件進行品種編碼。在備件計劃與定額管理中，計算機從備件定額、計劃、合同管理到入庫、保管、出庫直至現場使用情況的一系列管理環節中，備件的統計、聯系與區分都離不開精確的備件編碼。沒有備件編碼就很難實現自動編制訂貨計劃，也很難實現備件超欠儲報警。由此可見備件編碼的主要目的是為了區分不同品種的備件，這就要求備件編碼具有唯一性，也就是說不同品種的備件具有不同的編碼。其次在使用備件編碼對數據庫臺賬進行查詢時，備件編碼起著人機對話的橋梁作用，為了便于人們掌握使用及促進信息流通，備件編碼也應有較好的可理解性。
        三、音型碼簡介
        任何標準備件都有名字和型號或規格，而且很難找到具有相同備件名稱又有相同型號的不同備件。根據這一特點及備件編碼的唯一性和可理解性要求，我們可以“備件名稱、備件型號”
        作為備件編號。考慮到漢字書寫錄入比較煩瑣及提高計算機處理效率等因素，可以取備件名稱的每個漢字的拼音字頭來替代對應的漢字，雖然存在著不同漢字具有相同的拼音字頭，但是幾個拼音字頭與其備件型號排列在一起，其重碼概率幾乎是零。當然從邏輯上講，計算機將能夠發現重碼，并提示編碼人員在原碼末尾增加一個區別碼，從而保證備件編碼的唯一性要求，限制重碼情況的發生。因此我們規定備件編碼原則為：以“備件名稱的每個漢字的拼音字頭/備件型號或規格”作為標準備件的備件編碼，其中“/”為分割符。對于非標準備件，以“備件名稱的每個漢字的拼音字頭/備件所在設備部位的拼音代碼、設備型號或規格”作為非標準備件的備件編碼，若設備沒有型號或規格，則可以將其忽略。筆者將這種備件編碼方法稱為“拼音型號”編碼法。將以拼音型號編碼法所編寫的備件編碼稱為“音型編碼”，簡稱“音型碼”。
        音型碼的突出優點是便于理解和編寫，便于記憶和使用，便于推廣和交流。另外由于音型碼不對編碼長度進行限制，從而擴大了編碼規則的應用范圍，可以說適用于任何企業。其實音型碼之所以有這樣突出的優點，是因為這種編碼規則是建立在漢語拼音和備件型號編寫規則的基礎之上。備件型號是在采購和使用備件時所必須明確的，在對該備件進行編碼時只做到準確引用即可。對于使用備件編碼進行備件查詢者來說，則不需準確記住某種備件的完整編碼，只要記住其編碼的前若干位代號即可檢索到所查詢備件，這是因為計算機采取的是模糊查詢策略，即查詢時計算機從左至右依次取符合編碼要求的備件集合顯示于屏幕，查詢者可以一邊看所顯示的備件，一邊接著輸入后續代碼，從而不斷縮小查詢范圍，直到獲得唯一備件信息（若有必要的話）。例如：我們要在電器臺賬中檢索某型號繼電器的有關信息，輸入J則顯示有關繼電器、接近開關、接觸器、接點架、計算機主板等備件編號以J字母打頭的全部備件信息，接著再輸一個D則查詢范圍縮小到繼電器、接點架等備件編號以JD打頭的備件范圍之內，再進一步輸入Q則所查到的信息也許只有繼電器等少數備件編號以JDQ打頭的備件了，接下來可以再將繼電器型號從左到右依次輸入，多數情況下沒等到全部輸完型號，所需備件就已顯示在屏幕上了。
        四、在備件編碼時應注意的幾個問題
        1.備件名稱應取其備件生產廠所命名的或理論上確定的或公認的、通用的備件名稱，但不能出現一個備件兩個名稱的現象。
        2.備件型號應嚴格錄入備件制造廠給定的完整型號或規格，不能棄舍部分標識符。
        3.音型碼主要解決了標準件的編碼問題，對于非標準件的編碼相對自由度較大，但在編碼時盡量不使用數字編碼，因為某設備管理個位置的某個數字代表什么意義不但有限，而且需要有專門的編碼手冊來說明，記憶量太大，從而影響到編碼的可理解性，妨礙備件編碼的使用和普及。
        4.為了有效檢索利用歷史數據，備件編碼應有穩定性，而備件分類有可能隨著時間或地域的不同而發生變化，所以備件的類別可用單獨字段來記錄，沒必要在備件編碼中得到體現。
        5.音型碼屬于備件品種編碼，而不是備件實物編碼，在備件入庫、保管和出庫跟蹤等備件實物管理階段除了備件編號可作為備件查詢或統計的編碼外，還要將備件入庫批號作為備件實物跟蹤編碼。
        五、音型碼的應用情況及長遠意義
        我廠是由定額管理員來負責錄入備件名稱和型號等數據，審核無誤后由計算機根據音型碼規則自動生成備件編碼，完全實現了備件編碼自動化，從而大大減輕了人工編碼難度和編碼工作量，提高了編碼效率和編碼質量。
        在我們開發的“計算機備品配件動態管理軟件”系統中，對備件編碼規則不作統一規定，備件編碼的長度也不加限制，可由軟件使用單位根據自己的需要設計自己的備件編碼。在此向讀者推薦音型碼是因為音型碼具有規則簡單、好記好用，容易被大家接受等突出優點。另外對于集團公司下屬各子公司可以分工編寫本單位的備件編碼，不受時間和地域限制，然后合并到集團公司的總數據庫中，從而可以大大縮短集團公司的建庫工作。筆者認為音型碼不但在我廠得到成功的應用而且它還具有很好的普及和發展前景。